Mandanteninformation E-Rechnung: fertig zum Kopieren

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen versenden, ab 2028 alle. Viele Kanzleien schreiben ihren Mandanten deshalb jetzt. Hier finden Sie einen Brief, den Sie anpassen und verschicken können, und eine Checkliste für Ihre Mandanten.

Wer prüft was? Klären Sie es mit dem Mandanten

Die Steuerberaterkammern raten, mit jedem Mandanten ausdrücklich zu vereinbaren, wer die technische Prüfung der E-Rechnungen übernimmt. Eine mögliche Aufteilung als Gesprächsgrundlage:

Beispielaufteilung, bitte je Mandat anpassen
Aufgabe	Mandant	Kanzlei
Ausgangsrechnung im richtigen Format erzeugen	ja	auf Wunsch
Technische Prüfung vor dem Versand (XRechnung/ZUGFeRD)	ja, mit kostenloser Prüfung	Stichproben nach Vereinbarung
Eingangsrechnungen als Originaldatei weiterleiten	ja	–
Eingangsrechnungen lesen, prüfen, archivieren	–	nach Vereinbarung

Mandantenbrief zum Kopieren

Betreff: Mandanteninformation E-Rechnung – was sich ab 2027 ändert und wer was prüft

Sehr geehrte Damen und Herren,

seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € ihre Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung versenden, ab dem 1. Januar 2028 gilt dies für alle. Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei (zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD), kein einfaches PDF.

Damit Ihre Rechnungen angenommen werden und wir sie ohne Mehraufwand verbuchen können, bitten wir Sie, Folgendes zu beachten:

1. Wer prüft was: Die technische Prüfung Ihrer Ausgangsrechnungen liegt bei Ihnen beziehungsweise Ihrer Rechnungssoftware. Wir prüfen [nach Vereinbarung: Stichproben / alle Eingangsrechnungen / nichts]. Bitte bestätigen Sie uns kurz, welche Aufteilung für Sie gilt.
2. Eingangsrechnungen: Leiten Sie E-Rechnungen bitte immer als Originaldatei (XML oder ZUGFeRD-PDF) an uns weiter, nicht als Ausdruck oder Screenshot.
3. Ausgangsrechnungen: Prüfen Sie eine Rechnung vor dem Versand mit der kostenlosen Prüfung auf https://annehmbar.com. Dort laden Sie die Datei hoch, ohne Konto und ohne Anmeldung, und erhalten eine Erklärung der Fehler.
4. Rechnungssoftware: Fragen Sie Ihren Softwareanbieter, ob er XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen kann, und testen Sie das vor dem Stichtag.

Eine kurze Checkliste finden Sie in der Anlage. Bei Fragen sprechen Sie uns gern an.

Mit freundlichen Grüßen
[Name der Kanzlei]

Rechtlicher Hinweis: Das ist eine Textvorlage, keine Rechtsberatung. Bitte prüfen Sie Fristen und Formulierungen für Ihre Mandate selbst.

Checkliste für Mandanten

Wir wissen, ob wir 2026 mehr als 800.000 € Umsatz hatten.
Unsere Rechnungssoftware kann XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen, und wir haben es getestet.
Wir prüfen eine Test-Rechnung vor dem Versand mit der kostenlosen Prüfung auf annehmbar.com.
Wir leiten Eingangsrechnungen als Originaldatei an die Kanzlei weiter.
Wir haben mit der Kanzlei vereinbart, wer die technische Prüfung übernimmt.
Leitweg-ID und E-Mail-Adresse für den Empfang sind bei Kunden und Behörden hinterlegt.

Kostenlos prüfen

Annehmbar prüft XRechnung und ZUGFeRD mit den Regeln, die auch Empfänger nutzen (KoSIT-Konfiguration vom 31.08.2026). Ohne Konto, ohne Tageslimit, Dateien werden nicht gespeichert. Mehrere Dateien oder eine ZIP-Datei lassen sich gemeinsam prüfen. Zur kostenlosen Prüfung

Kanzlei-Kit & Kanzlei-Paket vormerken

Wir bereiten ein Kanzlei-Kit (Brief und Checkliste als Dateien zum Anpassen) und ein Kanzlei-Paket vor. Das ist eine Vormerkliste: Sie zahlen nichts, es gibt noch keinen Preis, und wir melden uns, sobald es etwas Konkretes gibt.